Електронна переписка є основним інструментом для комунікації в бізнес-середовищі. Чітко складене повідомлення – вже половина успіху. Проте, не всі вміють правильно писати ефективні листи. Іноді, читаючи лист з діловою пропозицією, важко зрозуміти, що саме вам пропонують, яку вигоду ви отримаєте і чи варто витрачати час на його осмислення.
Вміння писати переконливі листи приходить з досвідом. І добре, коли цей досвід передається іншим, аби уникнути типових помилок. Джефрі Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», пропонує свою систему написання ефективних листів, яка складається з 6 кроків.
1. Чітко визначте мету листа
Основна мета листа – допомогти отримувачу прийняти конкретне рішення. Перш ніж почати писати, варто запитати себе, чого саме ви хочете від отримувача? Яке рішення він повинен прийняти після прочитання вашого листа?
У даному випадку невизначеність є вашим найбільшим ворогом. Чим ясніше ви сформулюєте мету, тим переконливіше буде ваше повідомлення.
2. Починайте лист з висновку
Ваш висновок – це твердження про рішення, яке отримувач має прийняти після прочитання вашого листа. Всі ми звикли починати з вступу, але в бізнес-контексті це може бути не найкращим вибором. Час – це гроші, і ваші читачі не хочуть витрачати його на довгі вступи. Тому розпочинайте прямо з суті справи.
Неправильно:
“Джим, як ви знаєте, прогули працівників наразі є основною проблемою, що має серйозний фінансовий вплив на нашу компанію та інші компанії в нашій галузі…”
Правильно:
“Джим, прошу затвердити встановлення тренажерного залу в нашому офісі.”
3. Розділіть аргументи на кілька чітких абзаців
Для того, щоб ваші аргументи були легко сприйняті, розділіть їх на кілька коротких абзаців. Це допоможе зберегти увагу отримувача і зробить текст більш структурованим.
Неправильно:
“Згідно з останнім звітом уряду, групи фізичної активності є надзвичайно важливими, навіть якщо не всі компанії активно підтримують такі ініціативи…”
Правильно:
“Тренажерний зал в офісі дозволить:
- зменшити прогули
- підвищити загальну продуктивність
4. Підкріплюйте аргументи фактами
Щоб ваші аргументи не виглядали як особисті думки, кожен з них слід підкріпити конкретними доказами. Як інакше можна переконати отримувача у серйозності вашої пропозиції?
Неправильно:
“Тренажерний зал у офісі буде корисним, оскільки працівники більше захочуть приходити на роботу, а не залишатися вдома.”
Правильно:
“Згідно з дослідженням Національного Інституту Здоров’я, серед 1000 компаній з тренажерними залами в офісах, прогули працівників на 20% нижчі, ніж у компаній, що не мають такого обладнання.”
5. Повторіть ваш висновок як заклик до дії
В кінці листа ще раз підкресліть ваш висновок, перетворивши його на чіткий заклик до конкретної дії. Це допоможе отримувачу зрозуміти, що саме ви хочете від нього.
Неправильно:
“Ми будемо дуже вдячні за вашу підтримку цього проекту.”
Правильно:
“Якщо ви погодитесь з моєю пропозицією, я негайно ініціюю процес.”
6. Визначте вигоду в темі листа
Тема листа має бути цікавою та вказувати на основну вигоду від запропонованого рішення. Вона повинна привернути увагу отримувача і стимулювати його відкриття листа.
Неправильно:
“Вплив на здоров’я працівників через створення тренажерних залів в офісах”
Правильно:
“Як ми можемо знизити кількість прогулів співробітників?”