1. Позбавтеся від зайвих повідомлень
Всі зайві повідомлення, включаючи спам, розсилки новин та рекламні пропозиції від інтернет-магазинів, можуть стати серйозною перешкодою для концентрації на важливих завданнях. Такі листи, хоча й надходять на вашу електронну пошту час від часу, лише відволікають від роботи. Важливо позбутися цього інформаційного шуму, щоб мати можливість зосередитися на пріоритетних завданнях.
Microsoft Outlook 2016 дозволяє налаштувати автоматичне фільтрування вхідних повідомлень, щоб листи з низьким пріоритетом автоматично потрапляли в спеціальну папку «Несрочні». Таке налаштування дозволяє тримати під контролем лише важливі повідомлення, покращуючи організацію вашої роботи.
2. Архівуйте непотрібні листи
Часто буває, що певні повідомлення не є важливими на даний момент, але можуть стати корисними в майбутньому. Зберігати такі листи у входящих — не найкраща практика. В Outlook є можливість автоматичної архівації, що дозволяє підтримувати порядок у вашій поштовій скриньці.
Щоб налаштувати архівацію, перейдіть до меню «Файл» → «Параметри» → «Дополнительно». Тут ви зможете вказати частоту архівації за допомогою функції автоархівації, що дозволить зберігати важливі дані в архіві, не перевантажуючи робочу поштову скриньку.
3. Групуйте адресатів для зручності
Для швидшого обміну повідомленнями та організації пошти можна створити тематичні групи отримувачів. Це особливо корисно для великих команд або регулярних розсилок. Outlook дозволяє додавати людей до групи без необхідності постійно вводити їхні адреси вручну.
За допомогою функції груп можна швидко організовувати спільну роботу над документами та проектами. Всі повідомлення будуть згруповані в одному потоці, що дозволяє легко знаходити важливу інформацію для швидкого реагування на термінові запити.
4. Використовуйте мобільні додатки для доступу до пошти
Мобільні додатки для Outlook надають можливість працювати з електронною поштою навіть коли ви в дорозі. Це важливо для швидкого реагування на запити та вирішення робочих завдань у будь-який час і в будь-якому місці.
Завдяки синхронізації всіх даних, інформація в мобільному додатку завжди актуальна. Всі контакти та листи автоматично оновлюються, що дозволяє не пропустити важливі повідомлення або оновлення в робочих проектах.
5. Налаштуйте автоматичну відправку листів
Якщо ви хочете зекономити час, ви можете налаштувати автоматичну відправку листів у зазначений час. Microsoft Outlook дозволяє налаштувати розсилку повідомлень за розкладом, що зручно при плануванні зустрічей або нагадувань про важливі події.
Це дозволяє автоматизувати частину роботи, забезпечуючи виконання завдань без необхідності постійно перевіряти, що потрібно відправити. Ви можете встановити час і дату для кожного листа, що дає змогу не відволікатися від поточної роботи.
6. Використовуйте правила для організації пошти
Outlook 2016 надає можливість створення правил для автоматичної організації вхідних і вихідних листів. Це дозволяє впорядковувати пошту за різними критеріями, наприклад, за адресатом або наявністю певних слів у темі листа.
Правила допомагають автоматично переміщати листи в окремі папки, встановлювати звукові оповіщення або навіть автоматично відповідати на деякі запити. Це суттєво покращує організацію роботи та економить час на пошук необхідної інформації.
7. Зберігайте всі листи в одному місці
В Outlook 2016 можна об’єднати вхідні листи з кількох акаунтів в одному інтерфейсі. Це дає змогу керувати робочою та особистою поштою в одному місці, що значно спрощує процес управління електронними листами.
Крім того, Outlook пропонує синхронізацію контактів та фільтрацію листів з низьким пріоритетом, що забезпечує зручність та швидкість обробки пошти. Це дозволяє зекономити значну кількість часу, а також швидко знайти важливі повідомлення, не витрачаючи час на сортування.
