1. Оптимізуйте частоту перевірки електронної пошти
Перевірка електронної пошти відразу після її отримання є звичкою, але це може займати багато часу. Однак, якщо ви будете постійно перевіряти пошту і читати одні й ті ж повідомлення, ви не зможете ефективно використовувати свій час. Для більш ефективного управління часом слід визначити певний час для перевірки електронної пошти і відповіді на повідомлення, що допоможе створити баланс між роботою та особистим життям.
2. Використовуйте ярлики для організації пошти
В багатьох поштових сервісах можна додавати ярлики до повідомлень, щоб швидко їх категоризувати. Таким чином, можна позначити листи, на які потрібно терміново відповісти, або ті, що можна відкласти на пізніше. Така організація дозволяє зекономити час, оскільки вам не потрібно буде відкривати кожен лист для перегляду. Крім того, якщо лист можна обробити пізніше, можна помітити його як непрочитане, що дозволить не забути про нього.
3. Створюйте шаблони для часто використовуваних відповідей
Якщо ви часто пишете однакові повідомлення кільком людям, створення шаблонів допоможе заощадити час. Хоча кожен лист повинен бути персоналізованим, використання шаблонів для повторюваних відповідей значно прискорить процес написання електронних листів.
4. Видаляйте або архівуйте листи після завершення роботи з ними
Порожня папка «Вхідні» — це знак ефективної роботи. Після того, як ви обробите лист, перемістіть його в іншу папку або архівуйте. Таким чином, ви будете точно знати, що робота з цим листом завершена. В результаті у вас залишатиметься тільки актуальна пошта, що дозволить знизити стрес і підвищити ефективність.
5. Відписуйтеся від непотрібних підписок
Часто пошта забивається повідомленнями, які не є важливими. Якщо ви отримуєте листи, які не відкриваєте або не використовуєте, варто відписатися від них. Це можуть бути рекламні повідомлення від магазинів або соціальних мереж. Також варто вимкнути непотрібні сповіщення на сайтах, щоб вони не відволікали вас.
6. Відповідайте на листи під час їх читання
Замість того, щоб спочатку прочитати всі листи, а потім на них відповідати, спробуйте відповідати на них прямо під час читання. Це дозволить зекономити час, оскільки ви не будете відволікатися на друге прочитання одного й того ж листа.
7. Зменшуйте кількість відправлених листів
Чим менше листів ви відправляєте, тим менше відповідей ви отримаєте. Це здається очевидним, але на практиці допомагає зменшити кількість непотрібної пошти у вашій вхідній скриньці.
Актуальні новини можна знайти на: