Швидке планування завдань у Microsoft Outlook: використання кольору для організації
Microsoft Outlook є невід’ємною частиною корпоративного середовища, і навіть якщо ви не працюєте в цьому середовищі, багато хто вибирає Outlook для організації своєї роботи. Незважаючи на те, що цей програмний продукт може здатися «важким» у використанні, його можливості в управлінні завданнями та організації не можна недооцінювати. У цій статті розглянемо, як можна ефективно використовувати кольори для швидкого планування завдань.
Як видно з наведеного зображення, кольори є важливою частиною організації завдань. Я особисто радий, що розробники Microsoft обрали м’які кольори, які не надто дратують очі, але при цьому допомагають швидко орієнтуватися в завданнях.
Чому важливо використовувати кольори для завдань?
Завдання можуть бути класифіковані за кількома параметрами, але для нашої мети важливими є два критерії: Контекст і Проект (згідно з методологією GTD). Для підтримки таких параметрів у Microsoft Outlook можна використовувати існуючі поля, такі як «Місцезнаходження» (Location), адаптуючи їх під власні потреби, або ж додавати власні поля. Однак я раджу використовувати Категорії, оскільки вони легко інтегруються в інтерфейс та дозволяють легко присвоювати кольори.
Як налаштувати категорії для проектів і контекстів?
Категорії в Outlook підтримуються інтерфейсом і дозволяють легко присвоювати кольори для різних задач. Створіть категорії для проектів (можна додати символ, наприклад, «#», щоб позначити проект) і для контекстів (@ для контексту, наприклад). Таким чином, ви зможете зручно сортувати і організовувати свої завдання.
Коли ви присвоюєте кілька категорій завданню, Outlook відображає їх різними кольорами, що дозволяє зручно і елегантно орієнтуватися серед завдань. Для швидкого планування я рекомендую спочатку призначати проект та інші категорії, а потім додавати контекст.
Як ефективно використовувати календар для планування?
Перейдіть у режим календаря, де ви побачите список завдань, відмічених кольорами. Ви легко зможете побачити, де і коли треба виконати завдання, адже вони позначені різними кольорами, що допомагає візуально орієнтуватися. Більше того, завдання впорядковані за рівнем пріоритету, що дозволяє вам зосередитися на найважливіших і найтерміновіших завданнях.
Ідея полягає в тому, щоб групувати завдання за контекстом. Вибирайте важливі завдання і переміщуйте їх на календар, займаючи місце для виконання. Не додавайте дрібниць на початку дня — зосередьтесь на головних завданнях. Мелкі завдання ви зможете розподілити пізніше.
Як додавати дрібні завдання у календар?
Мелкі завдання можна додавати в календар пізніше, після виконання основних. Це дозволяє вам мати чітке уявлення про виконані завдання за день чи тиждень, що значно спрощує процес контролю за виконанням завдань.
Завжди пам’ятайте, що для досягнення максимального ефекту важливо правильно організувати процес планування та виконання завдань, використовуючи всі доступні інструменти Microsoft Outlook.